Shortcut handleiding

Laatst bijgewerkt: 4 Mar 2025

Shortcut Manual – hoe gebruiken we Shortcut?

We gebruiken Shortcut als tool voor het managen van ons project. Als opdrachtgever werk je in 1 workspace, ook als wij meer dan 1 website in beheer hebben. We gebruiken het onderdeel teams om verschillende omgevingen binnen dezelfde workspace te creëren. Het belangrijkste onderdeel van Shortcut is het kanban board waarop user stories geplaatst en verplaatst worden. Deze user stories geven aan wat er ontwikkeld gaat worden, in welke volgorde, en wat de status is. Aanvullende informatie kan in deze zelfde werkomgeving gedocumenteerd worden. Hieronder volgt een uitleg voor de workflow in sprints en de workflow bij bug reports.

1. Sprints

Grofweg beslaat Shortcut de volgende onderdelen. Als we beginnen met een nieuwe sprint werken we vaak ook in deze volgorde.

1. Objectives & Roadmap
2. Epics
3. User stories
4. Iterations
5. Documents

Objectives & Roadmap

We beginnen top level met het uitstippelen van de ambities voor de website of app voor de rest van het jaar. De doelen kunnen als een Objective opgesteld worden samen met de PM of de PO. Het is het handigst om hiervoor de versie “Tactical” te kiezen omdat er dan Epics aan gekoppeld kunnen worden. Zodra hier data en een team aan gehangen worden, wordt dit doel visueel zichtbaar bij het kopje Roadmap. Zo krijg je visueel inzichtelijk wanneer de doelen in de planning staan.

Hoe: Klik op de pijl in de grote blauwe button links bovenin, hier kun je ‘Create Objective’ selecteren. Daarna vul je de juiste naam, beschrijving, data, teams en owner. Selecteer bij Types “Tactical”.

Wie: Jij als opdrachtgever samen met de PM of PO van Eagerly

Epics

Vanuit de Objectives kun je direct Epics aanmaken. Een epic is een collectie van User Stories dat grotere initiatieven vertegenwoordigd. Epics bewegen net als user stories ook door een worklfow en kunnen afgerond worden. Epics kunnen gebruikt worden om een groter, inhoudelijk thema af te vangen (bijv “zoekmachine integratie”), of om een update met diverse wijzigingen af te vangen (bijv “update Q2 – 2024”). 

Hoe: Je kunt dit doen vanuit het opstellen van een Objective door te klikken op Create Epic. Een andere manier is door te klikken op de pijl in de blauwe button links bovenin. Daar selecteer je Create Epic. Daarna vul je de titel, beschrijving, team, owner en bijbehorende objective in.

Wie: Jij als opdrachtgever stelt zelf de epics op

User Stories

Zodra de epics zijn opgezet kunnen daar ook user stories aan gekoppeld worden. De PM/PO van Eagerly vertaalt samen met een developer de epics naar bijbehorende user stories met een tijdinschatting. Deze user stories worden in de Backlog geplaatst, we gebruiken hiervoor het template “New Features Template”.

Hoe: Klik op de pijl in de in de blauwe button links bovenin en klik opnieuw op de pijl naast Create Story, klik op het juiste Team en daarna op de bijbehorende template.

Wie: De PM/PO samen met één of twee developers van Eagerly

Iterations

Als het om een grotere sprint of meerdere sprints gaat, wordt de planning van de User Stories bepaald aan de hand van Iterations in een backlog sessie. De capaciteit of uren van de sprint zijn vooraf bepaald en in deze sessie wordt bepaald welke user stories prioriteit krijgen en in deze iteratie opgepakt gaan worden. De PM maakt de iteratie aan en koppelt deze aan de besproken user stories. Een iteratie geeft dus eigenlijk weer in welk tijdsbestek of in welke periode de werkzaamheden opgepakt gaan worden. 

Wie: De PM of PO van Eagerly

Documents

Documenten kun je gebruiken ter ondersteuning om ideeën te pitchen of om meeting notes te documenteren. Zo kunnen de briefing en de-brief als document in de workspace geplaatst worden. De PM heeft alvast de mappen (“collections”) ingericht; Read me!, Meetings, Ideation, Briefings, Retrospectives. Bij aanvang van nieuwe ideeën kun je een bestaand template gebruiken om je ideeën te pitchen en te gebruiken voor een overleg. 

Hoe: Navigeer naar de tab Docs in je linker toolbar. Vanuit hier kun je een template selecteren of een nieuwe blanco document opstellen. Let op dat je het document aan de juiste collectie voegt door deze te koppelen bovenaan je document (onder de titel). Een document kan ook gekoppeld worden aan een epic of  user story door te klikken op de twee pijltjes aan de rechterkant van je scherm en daarna de juiste Relationship toe te voegen.

Wie: zowel jij als opdrachtgever als de PM of PO van Eagerly

2. Kleinere vragen

Bij voorkeur werken we in sprints, zo hoeven onze developers het project digitaal en mentaal maar één keer op te starten en kunnen ze gemakkelijk doorwerken aan verschillende taken. Hoe meer taken gebundeld worden, hoe efficiënter, en dus voordeliger, er gewerkt kan worden. Uiteraard kan het wel eens voorkomen dat er kleinere vragen ontstaan. Wat doen we daarmee?

Nieuwe features

Kleinere nieuwe features kunnen ook toegevoegd worden als user story in de backlog. Let op dat je hier de template “New Feature – Template” gebruikt zodat het duidelijk is welke informatie eraan toegevoegd moet worden. 

Hoe: Klik op de pijl in de in de blauwe button links bovenin en klik opnieuw op de pijl naast Create Story, klik op het juiste Team en daarna op de bijbehorende template.

Wie: jij als opdrachtgever

Bugs

Bugs vallen in 2 scenario’s binnen de garantie. Dit is ofwel bij A. iets wat bij oplevering wél werkte maar daarna niet meer (binnen 3 maanden na pre-oplevering van de nieuwe website), of B. als er iets is stuk gegaan na het doorvoeren van een WP & plugins update.

Bugs kunnen aangegeven worden door het schrijven van een user story. Je kunt hiervoor het template “Bug report” gebruiken en alle gevraagde informatie invullen. De user story dient gekoppeld te worden aan de epic “Support”. Zo houden we een overzicht over de bug reports. 

Hoe: Klik op de pijl in de in de blauwe button links bovenin en klik opnieuw op de pijl naast Create Story, klik op het juiste Team en daarna op de bijbehorende template.

*Let op, het is heel belangrijk dat “Support” gekoppeld is bij het kopje “Owner” in de user story, zodat wij een melding krijgen hiervan.

Wie: jij als opdrachtgever

Hier vind je meer informatie: https://help.shortcut.com/hc/en-us/categories/23907178987156-Quick-Start-Guide